Dlaczego 50% firm w Polsce ma nieefektywny system zakupowy?

Rozwiązania IT

Open Nexus Sp. z o.o. przeprowadził badania w ponad 100 firmach produkcyjnych, usługowych i budowlanych. Analizowaliśmy między innymi modele zarządzania zakupami. Badania wykazały, że blisko 50% firm w Polsce ma operacyjny model zarządzania firmą. Czy to dobrze?

Poniżej wytłumaczę różnice między trzema podejściami do zarządzania zakupami:

Model operacyjny to taki, w którym osoba dokonująca zakupów „nie myśli”, tylko kupuje. Gdy występuje zgłoszenie od Klienta wewnętrznego, Kupiec (Dysponent) kupuje możliwie najtaniej to, co zostało wyspecyfikowane. Dba przy tym, aby zostało to dostarczone w akceptowalnym terminie. Duże szczęście, jeśli specyfikacja w ogóle zostaje mu przedstawiona, najczęściej sam musi się domyślać, co jest przedmiotem zakupu.

Model taktyczny to podejście, w którym  obowiązkiem Kupca jest refleksja i  zaczyna on analizować zakupy, standaryzować oraz agregować, co się da. Następnie jego celem jest negocjować zakupy np. na zasadzie umowy ramowej (nie musi być pisemna) z danym dostawcą. W modelu operacyjnym każde zapotrzebowanie negocjujemy osobno i dużą częstotliwością, a w modelu taktycznym negocjujemy potencjał firmy np. w ujęciu rocznym. Osiągamy dzięki temu lepszą pozycję, siłę przetargową i w konsekwencji lepsze warunki handlowe.

Model strategiczny, to taki, w którym klient wewnętrzny zgłasza potrzebę, a dział zakupów szuka optymalnego rozwiązania (nawet w przypadku zakupów technicznych na których może się nie znać). Jest tu czas i miejsce na agregację myślenia o faktycznych potrzebach (analiza zapotrzebowania) i świadomość organizacji co do wartości, jaką jest ułożenie całego procesu.

Wytłumaczę to na przykładzie: firma kupuje żarówki do oświetlenia hali.

W modelu operacyjnym zakupy otrzymują informację od Utrzymania Ruchu, aby zakupić 5 żarówek o określonej mocy, typie i gwincie – najczęściej z adnotacją „na wczoraj”. W modelu taktycznym Dział zakupów zapyta, jakie jest zapotrzebowanie roczne, sprawdzi, czy nie ma na to umowy, a jeżeli nie,  wynegocjuje potem kontrakt i zamówi 5 szt. Z kolei w modelu strategicznym kupiec zapyta, jakie natężenie oświetlania w hali jest potrzebne, ile kosztuje „dbanie o oświetlanie”,  a następnie poszuka optymalnego rozwiązania. Może się okazać, że zamiast żarówek kupi usługę, gdzie dostawca będzie odpowiedzialny za utrzymanie określonego natężenia oświetlenia.

Odpowiedź na pytanie postawione w tytule artykułu nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od tego, jaką rolę pełni lub ma pełnić w zamyśle strategii dział zakupów i jaki ma potencjał w firmie.

Kiedy to dobrze, że dział zakupów pełni rolę operacyjną?

Dobrze, jeżeli wpływ zakupów na wynik finansowy jest niewielki. Firma ma obrót 100 mln PLN, a na zakupy wydaje 0,5 mln PLN. Niemniej jednak powinna efektywnie zarządzać wydatkami. Brak kontroli wydatków prowadzi do tego, że z firmy wyciekają pieniądze. Kontrola zakupów zawsze prowadzi do ograniczenia wydatków. Należy poszukać sprytnego kompromisu pomiędzy administracją a zyskiem. Jeżeli Twój dział zakupów działa operacyjnie, a chciałby taktycznie, stwórz w firmie wewnętrzne katalogi i kontroluj, kto co kupuje. Z pomocą mogą Ci przyjść niektóre platformy zakupowe, np. Platformazakupowa.pl. Można też wykorzystać platformy dostawców. Jest to dobre rozwiązanie, gdy kupujemy wąski asortyment i dostarcza go jeden dostawca. Problem pojawia się, gdy kupujemy u kilku dostawców. Innym ograniczeniem  jest kontrola cen oraz to, że zamówienie nie wędruje do systemu informatycznego Twojej firmy. Uciekają nam drobne wydatki, które po zsumowaniu dają niemały obrót. Tracimy również wartość w postaci szybkiej analityki oraz łatwości podmiany dostawcy. Przy zmianie dostawcy konieczna jest zmiana narzędzia. Dużą zaletą jest brak kosztów wejścia i wyjścia.

A kiedy niedobrze, że dział zakupów pełni rolę operacyjną?

Jeżeli firma wydaje już kilka milinów PLN rocznie, ograniczenie wydatków o 20% oraz optymalizacja procesu zamawiania przyczyniają się do sporych oszczędności i skrócenia czasu od zgłoszenia zapotrzebowania do dostawy. Innymi słowy automatyzujemy proces zakupowy. Jeżeli coś jest w katalogu i mam na to budżet, to następnego dnia roboczego może być w mojej firmie. A jeżeli nie jest w katalogu i mam budżet, to będzie za tydzień.

Uważam więc, że 50% firm kupuje nieefektywnie, gdyż nie ma w nich roli przynajmniej taktycznej. W organizacjach, w których nie opłaca się działać taktycznie, nie ma narzędzi do efektywnych zakupów. Dlatego też Polska w Globalnym Rankingu Innowacyjności w Europie wyprzedza jedynie Grecję i Rumunię. Polskie firmy nie inwestują w innowacyjność w obszarze zakupów, gdyż się jej obawiają lub nie mają wiedzy i pomysłów. Jeżeli chcemy wyprzedzić konkurencję z Zachodu i swojej przewagi nie chcemy budować wyłącznie na niskich kosztach pracy, to nie mamy wyjścia. Musimy świadomie usprawniać procesy. Zatem do dzieła!

Pełna wersja artykułu znajduje się na Blogu Open Nexus – link tutaj.

Open nexus - belka

———–

Grzegorz Klimarczyk – ponad 9-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Od 2009 r. prezes zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków „Zarządzanie zakupami”.