INNOWACYJNA E-ADMINISTRACJA

Innowacyjność Technologie

Zakład Ubezpieczeń Społecznych szybko stał się prekursorem we wdrażaniu nowoczesnych technologii, których wykorzystanie podnosi jakość obsługi klientów. Działania związane z informatyzacją urzędu zaowocowały przyznaniem Polskiej Nagrody Innowacyjności 2018. O tym, jak będzie wyglądał ZUS przyszłości, mówi prof. Gertruda Uścińska – prezes Zakładu.

 

Państwa wkład we wdrażanie nowych technologii informatycznych w strategie funkcjonowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych został nagrodzony Polską Nagrodą Innowacyjności. Czym dla Państwa jest to wyróżnienie?

Polska Agencja Przedsiębiorczości doceniła wykorzystanie przez Zakład nowych technologii w kwestii udostępniania usług naszym klientom, zarządzania Zakładem i metod pomiaru efektów tych działań. Nagroda to dla nas ogromne wyróżnienie i potwierdzenie, że przyjęliśmy dobrą strategię działań, a podejmowane przez nas wysiłki są dostrzegane. To dla nas zaszczyt być w gronie nagrodzonych Polską Nagrodą Innowacyjności, ale też ogromna motywacja do dalszej pracy. Nie spoczywamy na laurach, pracujemy cały czas nad rozwiązaniami, które możliwie jak najbardziej ułatwią życie milionom naszych klientów.

Na początku 2018 roku wprowadzili Państwo indywidualne numery rachunków składkowych dla wszystkich płatników składek. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Indywidualne numery rachunków składkowych to największa – od czasu reformy systemu emerytalnego z 1999 roku – reforma przeprowadzona w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Projekt E-Składka polega na zastąpieniu trzech, a nawet czterech przelewów – jeśli opłacamy składki na Fundusz Emerytur Pomostowych – jednym prostym, standardowym przelewem na przypisany numer składkowy. Rozksięgowaniem tych składek zajmuje się sam ZUS. Przy przelewie, przedsiębiorcy nie muszą podawać już żadnych dodatkowych danych, które wcześniej decydowały o identyfikacji wpłaty. Wystarczy, że w tytule przelewu wpiszą „składki na ubezpieczenia społeczne”. Dla przedsiębiorców to duże ułatwienie, oszczędność czasu i pieniędzy. Do pierwszych dni października obsłużyliśmy ponad 23,2 mln wpłat na kwotę 194,2 mld zł. Warto podkreślić, że w tym okresie jedynie 271 przelewów było błędnych. W ubiegłym roku tych błędów było blisko 200 tys.

Nieustanie pracują Państwo nad usprawnianiem całego procesu obsługi klientów. Kolejnym działaniem w tym zakresie ma być wprowadzenie systemu e-akta. Na czym polega to przedsięwzięcie?

Elektronizacja akt pracowniczych to kolejne duże cyfrowe ułatwienie dla przedsiębiorców. Przede wszystkim od 2019 roku okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej za pracowników ulegnie skróceniu z 50 do 10 lat, a dokumentację będzie można przechowywać wyłącznie w postaci elektronicznej, co niewątpliwie przyniesie firmom oszczędność czasu i pieniędzy. Aby ułatwić funkcjonowanie przedsiębiorstw, musimy dostosować nasz system informatyczny do gromadzenia większej liczby informacji o ubezpieczonych, które będą wysyłać nam pracodawcy. Można więc rzec, że ZUS ponownie przejmuje na siebie pewne obowiązki, które dotąd wykonywali pracodawcy. Dzięki projektowi e-akta korzyści odniosą jednak nie tylko przedsiębiorcy, ale i sami pracownicy. Nie będą oni musieli po latach poszukiwać dokumentów potwierdzających zatrudnienie i rozwiązanie stosunku pracy. ZUS będzie zbierał na bieżąco wszystkie najważniejsze informacje niezbędne w przyszłości do obliczenia emerytury lub renty.

Od 1 grudnia br. lekarze będą mogli wystawiać tylko elektroniczne zwolnienia lekarskie. Jaki jest cel wprowadzenia systemu e-ZLA i jak będzie wyglądał proces wystawiania zwolnień?

Od tego czasu w obiegu będą funkcjonować już tylko zwolnienia elektroniczne. Jest to duże ułatwienie zarówno dla pracowników, pracodawców, jak i samych lekarzy. Pracownik nie będzie miał obowiązku dostarczenia zwolnienia pracodawcy, bo ten otrzyma je z chwilą jego wystawienia. Dla lekarzy oznacza to oszczędność czasu, co podkreślają ci, którzy już dziś korzystają z e-zwolnień. Większość danych do wystawianego e-zwolnienia podpowiada komputer. Lekarz ma za zadanie określić kod tytułu choroby oraz wskazać okres niezdolności do pracy. W grudniu 2017 roku Zakład udostępnił lekarzom bezpłatny certyfikat do elektronicznego podpisywania zaświadczeń, który jeszcze bardziej upraszcza proces ich wystawiania. E-ZLA nie jest jeszcze obowiązkowym systemem, a mimo to korzysta z niego coraz więcej lekarzy. We wrześniu 2018 roku 45 proc. zwolnień stanowiły właśnie te wystawiane elektronicznie. Pod koniec 2017 roku było to zaledwie 7 proc. Ten wzrost to skutek intensywnej kampanii ZUS. Nasi pracownicy systematycznie odwiedzają placówki medyczne, zakładają profile na Platformie Usług Elektronicznych niezbędne do wystawiania e-ZLA oraz prowadzą szkolenia. Każdy z zakładów opieki zdrowotnej ma swojego opiekuna w ZUS.

Przebudowie podlega również Kompleksowy System Informatyczny. Na czym polegają prace nad tym systemem?

Jeszcze w tym roku ruszy przetarg na budowę KSI 2.0, który zastąpi obecnie eksploatowany system w ZUS. Pamiętajmy, że Kompleksowy System Informatyczny uruchomiony w 1997 roku zrewolucjonizował całą administrację publiczną. Dziś jest on zaliczany do czołówki największych systemów informatycznych na świecie. Trzeba podkreślić, że dzięki sprawnemu działaniu naszych służb informatycznych oraz partnerów zewnętrznych, system informatyczny ZUS bez chwili przerwy i większych problemów sprawnie obsługuje ponad 24 mln klientów i setki miliardów złotych wpłacanych składek i wypłacanych świadczeń. Nadszedł jednak czas, by wprowadzić zmiany. Dwadzieścia lat, które minęły od powstania KSI, to w informatyce kilka epok. Dziś na KSI składają się elementy, oparte na wysłużonych technologiach, które wychodzą z użycia i których obsługa jest coraz kosztowniejsza. Dlatego zdecydowaliśmy się na budowę KSI 2.0, który będzie jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie systemów informatycznych w Europie. Z pewnością decyzja ta będzie miała wpływ na ograniczenie kosztów naszego funkcjonowania w przyszłości.

Jak będzie wyglądał ZUS przyszłości?

Urzędy niewątpliwie będą stopniowo ulegać coraz większej cyfryzacji – to jest ogólnoświatowy trend. Dziś duża część usług świadczonych przez instytucje rynkowe i publiczne koncentruje się w internecie. Podstawowym narzędziem komunikacji ze światem, w tym z urzędami, staje się laptop, smartfon i tablet. Instytucje publiczne muszą się do tego trendu dostosowywać. Zakład nie czeka na innych, lecz stara się być pierwszy we wdrażaniu nowych technologii na rzecz społeczeństwa. Nasza Platforma Usług Elektronicznych to największy e-urząd w Polsce, który cały czas udostępnia nowe funkcje. Nie zapominamy jednak przy tym, że narzędzia informatyczne nie zastąpią całkowicie kontaktu z żywym człowiekiem, który doradzi i cierpliwie wyjaśni zawiłości prawne. Dlatego inwestujemy również w rozwój naszych pracowników i ich kompetencje. Robimy wszystko, by ZUS był oceniany jako przyjazny urząd i patrząc po najnowszych badaniach zaufania do instytucji publicznych – zdecydowanie nam się to udaje.